Hier erfahren Sie die häufigsten Fehler, die IT-Mitarbeiter bei IT-Störungen, Wartungsarbeiten oder gar Ausfällen begleiten, wenn sie die relevanten Mitarbeiter schnell per E-Mail informieren möchten und warum letztlich die Zeit fehlt, um die IT-spezifische Herausforderung in kürzester Zeit zu beheben.
Bei IT-Problemen, Wartungsarbeiten oder gar Systemausfällen, greift die IT-Abteilung meistens auf die herkömmliche E-Mail-Kommunikation zur schnellen Mitarbeiter-Informierung zurück, Sie auch? Der gut gemeinte Wille wird oftmals zum Bumerang für die IT-Abteilung, weil über den E-Mail Weg folgende Probleme und Fehler unvermeidbar sind:
- Wenn Sie per E-Mail informieren, erreichen Sie auch Empfänger oder Verteiler, die vom Problem oder der Wartungsarbeit nicht betroffen sind. Damit erhöhen Sie unnötig das Risiko vermehrter IT-Rückfragen über die IT-Hotline und steigender IT-Service-Tickets. Dadurch verliert die IT nicht nur die Zeit für das Wesentliche, die Mitarbeiter werden auch verunsichert und investieren ihre Zeit oftmals in Rückfragen wodurch die Mitarbeiter-Produktivität stark sinkt.
- Sobald Sie per E-Mail informieren, erhalten Mitarbeiter diese E-Mail auch dann, wenn sie zu diesem Zeitpunkt beispielsweise im Urlaub, Krank, in Elternzeit oder im Schichtbetrieb arbeiten. Das hat zur Folge, dass veraltete E-Mails bzw. nicht mehr zeitlich relevante Hinweise und Ankündigungen im Mitarbeiter-E-Mail-Postfach liegen. Diese sorgen bei der Rückkehr zum Arbeitsplatz wieder für unvermeidbare IT-Rückfragen und tragen dazu bei, dass sich Mitarbeiter mit Sachverhalten beschäftigen, die keine zeitliche Relevanz mehr besitzen.
- Bei geplanten Ankündigungen von Wartungsarbeiten, ist der Zeitpunkt des E-Mail-Versandes oftmals zu früh oder zu spät. Das Problem dabei ist, dass die Informierung über Wartungsarbeiten nicht rechtzeitig oder zu spät die richtigen Mitarbeiter erreicht. Erschwerend kommt dazu, dass über diesen Weg Mitarbeiter zum Zeitpunkt und Beginn der Wartungsarbeit die Information bereits wieder vergessen wurden. Darunter leidet insbesondere die Mitarbeiter Zufriedenheit, weil der Arbeitsablauf durch die Wartungsarbeit gestört wird und der Arbeitstag anders von statten geht als geplant.
- Zu guter Letzt wird gelegentlich auch die Intranet Plattform als Informationsweg verwendet. Meistens informiert man darüber zu viel, sodass dort zu viele oder auch veraltete Informationen vorzufinden sind.
Egal ob Sie per E-Mail oder Intranet informieren, beide Wege führen zu einem erhöhten Aufkommen von Mitarbeiter Rückfragen bei der IT-Abteilung. Das Problem liegt auf der Hand, die IT-Abteilung wird stark beansprucht, der Fokus liegt nicht auf dem Wesentlichen und das führt auch noch dazu, dass die Mitarbeiter Produktivität sowie auch das Wohlbefinden eines jeden betroffenen Mitarbeiters stark sinken.
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