In Notfällen und Krisen ist ein funktionierender Alarmierungsplan unverzichtbar. Um schnell handlungsfähig zu sein und die negativen Auswirkungen des plötzlichen Ereignisses zu minimieren, bedarf es klarer Zuständigkeiten und definierter Alarmierungswege, die einen zügigen und organisierten Informationsfluss ermöglichen. Ein guter Alarmierungsplan setzt sich aus fünf verschiedenen Aspekten zusammen, welche die Struktur und den Ablauf der Alarmierung klar vorgeben.
Die Sicherheits-Experten aus dem Hause IDERI erklären Ihnen, welche Inhalte in einem funktionierenden Alarmierungsplan auf keinen Fall fehlen dürfen und wie der optimale Alarmierungsplan Schritt für Schritt aufgebaut wird.
Mit dem optimalen Alarmierungsplan zum schnellen Informationsfluss
Im Falle eines unerwartet auftretenden Ereignisses oder eines Notfalls müssen die zuständigen Personen oder die gesamte Belegschaft schnellstmöglich informiert werden. Damit die sich daraus ergebende Situation bestmöglich deeskaliert werden kann, muss ein strukturierter Informationsfluss für die Alarmierung und Meldung des Ereignisses gewährleistet sein. Nur so können entsprechende Schritte eingeleitet werden, die zur Auflösung der Situation beitragen.
Der Alarmierungsplan – die Grundlage für das Krisenmanagement-System
Selbstverständlich fällt es unter die Pflicht eines jeden Arbeitgebers, einen Plan für das Krisen- und Notfallmanagement in seinem Unternehmen zu erstellen. Neben dem Aspekt der Organisationshaftung, der das Erstellen eines Alarmierungsplans unabdingbar macht, stellt der Notfallplan aber auch eine große Chance für Unternehmen dar. Zusätzlich zum klassischen Brandfall kann er auch für andere mögliche Ereignisse vom Versorgungsausfall über den medizinischen Notfall bis hin zum gewaltsamen Übergriff eingesetzt werden und somit präventiv für mehr Sicherheit sorgen.
Fünf Inhalte für den optimalen Alarmierungsplan
Ein vollständiger Alarmierungsplan beantwortet die Fragen, wer wann wen auf welche Weise verständigt. Dabei gilt es, so viele klare Zuständigkeiten wie möglich zu schaffen und möglichst viele Details des Alarmierungsprozesses festzuhalten, sodass keine Unklarheiten mehr zurückbleiben. Die folgenden fünf Aspekte geben Ihnen einen Überblick, welche Informationen in einem Alarmierungsplan auf keinen Fall fehlen sollten.
1. Verschiedene Eskalationsstufen
Plötzlich eintretende Ereignisse, die eine Alarmsituation auslösen sollten, können sich in ihrer Zeitspanne sowie ihrer Dringlichkeit stark unterscheiden. Aus diesem Grund erweist es sich als sinnvoll, eine Struktur aus verschiedenen Kategorien, den sogenannten Eskalationsstufen, zu erstellen. In diese kann ein plötzlich eintretendes Ereignis schnell und einfach eingeordnet werden, um die nächsten Schritte besser zu planen und zu kommunizieren, wer für die Bewältigung der Situation konkret zuständig ist.
Die unterschiedlichen Eskalationsstufen orientieren sich an verschiedenen Schwellwerten. Bewährt hat sich dabei eine dreiteilige Struktur aus Störungen, Notfällen und Krisen. Während in die Kategorie der Störungen alle kurzzeitigen Ausfälle von Prozessen mit vergleichsweise geringem Schaden fallen, versteht man unter einem Notfall einen mittelfristigen Ausfall von Prozessen, der mit einem beträchtlichen Schaden verbunden ist. Die höchste Eskalationsstufe stellt die Krise dar, welche langfristig und im gesamten Unternehmen mit existenziellen Problemen einhergehen kann.
2. Kanäle der Ereignismeldung
Jede Alarmierung benötigt einen Ursprung, der das Ereignis an die zuständigen Personen oder alle im Gebäude befindlichen Personen meldet. Die Kanäle der Ereignismeldung können dabei verschiedenste interne und externe Stellen sein. Auch Behörden, die unmittelbare Umgebung sowie Presse- und Medienberichte können die Quelle für eine alarmierende Meldung in Ihrem Unternehmen sein.
Besonderer Beliebtheit erfreuen sich auch technische Sicherheitssysteme wie ein Einbruchschutz-System oder eine Brandmeldeanlage. Diese werden direkt am oder im Gebäude des Unternehmens installiert und erkennen verdächtige Entwicklungen durch Sensoren oder Kameras zuverlässig und frühzeitig.
3. Kette der Meldungsweiterleitung
Da die Meldungen aus den unterschiedlichen Kanälen auch an den unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen anlaufen, müssen sie optimal weiterverarbeitet und zielorientiert weitergeleitet werden. Um auch außerhalb der Kernarbeitszeiten handlungsfähig zu sein, laufen alle alarmierenden Meldungen durchgehend an einer oder mehreren zentralen Stellen auf. Dieser erste Anlaufpunkt sollte allen Mitarbeitern bekannt sein.
Die Stelle kann beispielsweise die Schichtdienstleitung, die Rufbereitschaft oder eine externe Notruf-Serviceleitstelle sein und hat die Aufgabe, das Ereignis zu überprüfen und die Information weiterzuleiten. Die ersten Ansprechpartner sind hierbei die zuständige Fachabteilung oder ein konkreter Notfall- und Krisen-Beauftragter.
Damit das Risiko eines Missverständnisses minimiert wird, sollten Meldungsweiterleitungen stets schriftlich kommuniziert werden. Dabei gilt es zudem, möglichst präzise Angaben zur Herkunft der Information sowie dem Ereignisort und dem Wirkungsbereich zu machen. Auch die vermutete Ursache sowie die erwarteten Auswirkungen sind in der schriftlichen Meldungsweiterleitung zu nennen.
Ein geeignetes Tool, um brisante Informationen im Not- und Krisenfall schnell, einfach und zielgerichtet weiterzuleiten, ist die Alarmierungs-Software IDERI note. Sie sendet eine unmissverständliche Desktop-Nachricht an die zuständigen Abteilungen und Personen und garantiert somit eine direkte Wahrnehmung des Ereignisses.
4. Definition der Sofortmaßnahmen
Wurde ein potenziell problematisches Ereignis festgestellt, gemeldet und weitergeleitet, müssen die zuständigen Mitarbeiter bereits erste Sofortmaßnahmen ergreifen, um die akute Gefahr in der Situation zu minimieren. Die wichtigste Sofortmaßnahme besteht in vielen Fällen in der Alarmierung der entsprechenden Rettungskräfte, sprich der Polizei, der Feuerwehr oder dem Rettungsdienst.
Auch die Evakuierung der im Gebäude befindlichen Personen ist eine häufige Sofortmaßnahme, um die Sicherheit der Belegschaft sicherzustellen. Auch im Alarmierungsplan definiert werden sollte, wie die vordefinierte Meldekette strukturiert ist, welche die Information nun durchläuft.
5. Krisenstab für das langfristige Notfallmanagement
In Notfällen, deren Eskalationsstufe über die einer einfachen, behebbaren Störung hinausgeht, ist ein langfristiges Krisenmanagement gefragt. Hierzu sollte im Alarmierungsplan ein Krisenstab eingerichtet werden, der den Umgang mit den großen und langfristigen Auswirkungen dieser Krisen managt. Um die Kommunikation zu vereinfachen, können Sie dabei mit externen Dienstleistern zusammen arbeiten, um den normalen Arbeitsalltag so wenig wie möglich zu beeinträchtigen.
Fazit
Der Alarmierungsplan ist der Dreh- und Angelpunkt des Notfall- und Krisenmanagements in einem Unternehmen. Er definiert ganz konkret, welche Alarmierungs- und Meldewege sowie welche Maßnahmen im Ereignisfall zur Anwendung kommen. Auf diese Weise gelingt eine effiziente und zügige Notfallbewältigung, die die Sach- und Personenschäden so weit wie möglich in Grenzen hält. Neben der Erstellung des Alarmierungsplans mit den genannten fünf Inhalten ist es auch wichtig, ihn mit regelmäßigen Übungseinheiten zu trainieren und ihn auf seine Praxistauglichkeit zu überprüfen.
IDERI note – das professionelle Tool für Alarmsituationen
Zur Erstellung eines guten Alarmierungsplans zählt nicht nur die Definition von Abläufen und Maßnahmen, sondern auch die Auswahl der richtigen Kommunikationskanäle. Nur auf diese Weise können die Schritte der Notfallbewältigung schnell und zuverlässig ablaufen. IDERI note bietet eine adäquate Lösung zur zielgerichteten oder unternehmensweiten Alarmierung, wobei alle Alarm-Meldungen garantiert von ihren Empfängern wahrgenommen werden. Bei Interesse an unserer Lösung nehmen Sie gerne Kontakt zum IDERI Team auf, um sich zu weiteren Details zu informieren.
