Datenschutz ist für Unternehmen heute mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – er ist ein entscheidender Faktor für Vertrauen, Sicherheit und unternehmerische Verantwortung. Seit Inkraft treten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gelten europaweit verbindliche Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten. In Deutschland ergänzt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die europäischen Vorgaben um nationale Besonderheiten.
Jedes Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche – verarbeitet täglich personenbezogene Daten: Kundendaten, Mitarbeiterinformationen, E-Mail-Adressen oder IP-Adressen. Ein bewusster und rechtskonformer Umgang mit diesen Informationen ist nicht nur vorgeschrieben, sondern schützt auch vor Imageverlust, Bußgeldern und Haftungsrisiken.
Im folgenden geben wir Ihnen einen praxisnahen Überblick über die zentralen Anforderungen und Maßnahmen, die für einen funktionierenden Datenschutz im Unternehmen notwendig sind. Dabei geht es sowohl um rechtliche Grundlagen als auch um konkrete organisatorische und technische Umsetzungen.
Behandelt werden:
● Welche Vorschriften und Rechte es zu beachten gilt
● Wann ein Datenschutzbeauftragter notwendig ist
● Welche Schutzmaßnahmen sinnvoll sind
● Was bei Datenpannen undAuftragsverarbeitung zu tun ist
Datenschutz ist keine einmalige Aufgabe – er ist ein kontinuierlicher Prozess, der Aufmerksamkeit, Struktur und Engagement erfordert.
Rechtliche Grundlagen desDatenschutzes
Der Datenschutz im Unternehmen wird maßgeblich durch zwei Regelwerke bestimmt: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf europäischer Ebene und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als nationale Ergänzung. Diese Gesetze geben vor, wie personenbezogene Datenrechtmäßig verarbeitet, gespeichert und geschützt werden müssen.
Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dazu gehören:
● Name, Adresse, Telefonnummer
● E-Mail-Adresse, IP-Adresse
● Geburtsdatum, Kontonummer,Personalnummer
● Gesundheitsdaten oder biometrische Merkmale
Auch pseudonymisierte Daten gelten als personenbezogen, wenn sie mit vertretbarem Aufwand einer Person zugeordnet werden können.
Grundprinzipien der DSGVO
Die DSGVO legt sieben zentrale Prinzipienfest:
● Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung
● Datenminimierung und Richtigkeit
● Speicherbegrenzung
● Integrität und Vertraulichkeit
● Rechenschaftspflicht
Pflichten für Unternehmen
Unternehmen müssen Betroffene informieren, Rechtsgrundlagen belegen, Schutzmaßnahmen ergreifen, AV-Verträge abschließen und ihre Datenschutzprozesse dokumentieren.
Die DSGVO schreibt nicht nur vor, was geschützt werden muss – sondern verlangt den aktiven Nachweis der Umsetzung.
Datenschutzbeauftragter imUnternehmen
Nicht jedes Unternehmen benötigt automatisch einen Datenschutzbeauftragten – doch in vielen Fällen ist ergesetzlich vorgeschrieben.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich?
Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich, wenn:
● mind. 20 Personen ständig mit Daten arbeiten
● sensible Daten verarbeitet werden
● umfangreiche Überwachungen stattfinden
Auch freiwillig kann ein Beauftragter sinnvoll sein – zur Risikominimierung und Compliance-Sicherung.
Aufgaben und Verantwortung
Der Datenschutzbeauftragte:
● berät Führungskräfte
● überprüft Konzepte und Prozesse
● schult Mitarbeitende
● ist Kontaktperson für Behörden und Betroffene
● begleitet Datenschutz-Folgenabschätzungen
Intern oder extern?
Intern: Nur bei ausreichender Qualifikation und ohne Interessenkonflikte.
Extern: Ideal für kleine Unternehmen, professionell und effizient.
Der Datenschutzbeauftragte ist ein Schlüsselakteur für rechtssicheren Datenschutz im Unternehmen.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Die DSGVO verpflichtet Unternehmen zugeeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs).
Technische Maßnahmen
● Verschlüsselung (z. B. E-Mail,Datenbanken)
● Zugriffskontrollen und Rollenmanagement
● Authentifizierungsverfahren (z. B.2FA)
● Protokollierung und Monitoring
Organisatorische Maßnahmen
● Datenschutzrichtlinien
● Schulungen und Awareness-Maßnahmen
● Vertraulichkeitsverpflichtung
● Zutritts- und Zugriffskontrollen
Beispiele für TOMs im Überblick:
● HTTPS und VPN
● Backup-Konzepte
● Schulungen
● dokumentierte Löschprozesse
Die Wahl der TOMs muss zum Schutzbedarf passen – und regelmäßig überprüft werden.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Eine DSFA ist durchzuführen, wenn eine Datenverarbeitung ein hohes Risiko für Betroffene birgt – etwa bei Videoüberwachung, Profiling oder der Verarbeitung sensibler Daten.
Ablauf der DSFA
- Verarbeitung beschreiben
- Zwecke und Rechtsgrundlage prüfen
- Risiken bewerten
- Schutzmaßnahmen festlegen
- Dokumentation
Falls das Risiko hoch bleibt, muss die Aufsichtsbehörde vorab konsultiert werden.
Die DSFA ist ein präventives Werkzeug – nicht nur Pflicht, sondern sinnvolle Risikovorsorge.
Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung
Auftragsverarbeitung
Liegt vor, wenn Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten (z. B. Webhosting, Cloud, CRM). Ein schriftlicher AV-Vertrag ist Pflicht und muss u. a. regeln:
● Umfang und Zweck
● Sicherheitsmaßnahmen
● Kontrollrechte
● Weisungsbindung
Drittlandübermittlung
Datenübertragungen außerhalb der EU/EWR (z. B. USA) sind nur zulässig mit:
● Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission
● Standardvertragsklauseln (SCCs)
● ausdrücklicher Einwilligung (Ausnahmefall)
Datenschutz kennt keine Grenzen – Unternehmen tragen immer die Verantwortung.
Rechte der betroffenen Personen
Die DSGVO stärkt die Rechte der Nutzer:
● Auskunftsrecht
● Recht auf Löschung, Berichtigung, Übertragbarkeit
● Widerspruchsrecht
● Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Umsetzung
● Anfragen fristgerecht beantworten(i. d. R. 1 Monat)
● Identität prüfen
● Maßnahmen dokumentieren
Ein transparenter Umgang mit Betroffenenrechten schafft Vertrauen – und beugt Beschwerden vor.
Datenschutzverletzungen undMeldepflichten
Was ist eine Datenschutzverletzung?
● Verlust, Veränderung oder unbefugter Zugriff auf Daten
● z. B. Phishing, gestohlene Geräte, Fehlversand
Meldepflichten
● Meldung an Behörde binnen 72 Stunden
● Inhalte: Art, Umfang, Maßnahmen
● Bei hohem Risiko: Info an Betroffene
Professioneller Umgang mit Vorfällen zeigt Verantwortungsbewusstsein – und schützt vor rechtlichen Folgen.
Datenschutz im Arbeitsverhältnis
Typische Daten
● Bewerberdaten
● Personalakten
● Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung
● Leistungsdaten
Rechtliche Grundlagen
● Verarbeitung nur mit Rechtsgrundlage
● Einwilligungen müssen freiwillig und dokumentiert sein
● Infos nach Art. 13 DSGVO verpflichtend
Besondere Kategorien
Gesundheitsdaten, Religion etc. dürfen nur in Ausnahmefällen verarbeitet werden.
Datenschutz beginnt im Arbeitsalltag – bei jedem Klick und jeder Akte.
Datenschutzmanagement undAudits
Datenschutzmanagementsystem (DSMS)
● Datenschutzrichtlinie
● Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
● Schulung, Dokumentation, Löschkonzepte
● klare Verantwortlichkeiten
Datenschutzaudits
● intern oder extern
● Prüfung technischer und organisatorischer Maßnahmen
● Nachweis bei Aufsichtsbehörden
Gelebter Datenschutz braucht Struktur – und regelmäßige Kontrolle.
Checkliste: Datenschutz im Unternehmen umsetzen
Datenschutz-Checkliste für Unternehmen
● Rechtsgrundlagen prüfen
● Datenschutzbeauftragten benennen
● TOMs umsetzen
● DSFA bei Bedarf durchführen
● AV-Verträge abschließen
● Informationspflichten & Rechte umsetzen
● Vorfälle managen & melden
● Datenschutz regelmäßig auditieren
Mit dieser Checkliste lassen sich zentrale Pflichten strukturiert angehen – für mehr Sicherheit, Vertrauen und Rechtskonformität im Unternehmen.
