Warum Unternehmen ihre Kommunikation archivieren müssen
Die E-Mail Archivierung ist für Unternehmen heute mehr als nur eine Option – sie ist eine Notwendigkeit. Unternehmen, die E-Mails archivieren, profitieren nicht nur von rechtlicher Sicherheit, sondern auch von einer verbesserten Arbeitsorganisation. Ein E-Mail Archiv ist dabei kein optionales Extra, sondern ein zentrales Element einer modernen Unternehmensinfrastruktur.
Ohne eine professionelle, rechtssichere E-Mail Archivierung können gravierende Nachteile entstehen – von der Unauffindbarkeit wichtiger Informationen bis hin zu rechtlichen Konsequenzen bei Prüfungen.
Gerade im digitalen Zeitalter sind E-Mails ein unverzichtbarer Bestandteil der Geschäftskommunikation. Verträge, Absprachen, Rechnungen und Angebote werden häufig per E-Mail übermittelt und müssen aus rechtlichen Gründen langfristig aufbewahrt werden.
Doch viele Unternehmen vernachlässigen die ordnungsgemäße Archivierung und laufen so Gefahr, wichtige Informationen zu verlieren oder bei einer Prüfung keine vollständigen Nachweise erbringen zu können. Eine rechtssichere E-Mail Archivierung ist daher ein Muss – unabhängig von der Unternehmensgröße.
Vorteile der E-Mail Archivierung
Gesetzliche Anforderungen und Compliance
Das Archivieren von E-Mails ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Rechtssichere E-Mail Archivierung hilft Unternehmen, die Anforderungen der GoBD*, DSGVO und anderer Vorschriften zu erfüllen. Ein vollständiges, manipulationssicheres E-Mail Archiv schützt vor Bußgeldern und macht das Unternehmen audit-sicher.
So schreibt z. B. die GoBD in Deutschland vor, dass steuerrelevante Mail-Daten unveränderbar, vollständig, ordnungsgemäß und jederzeit verfügbar archiviert werden müssen. Die Archivierung darf nicht erst durch den Mitarbeiter erfolgen, sondern muss automatisch im Hintergrund laufen.
Auch die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stellt Anforderungen an den Schutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten, was eine strukturierte E-Mail Archivierung erforderlich macht. Versäumnisse in diesem Bereich können zu empfindlichen Bußgeldern und einem Vertrauensverlust bei Kunden führen.
*GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Optimierung der Abläufe
Ein professionelles System zur E-Mail-Archivierung bietet eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Mails in Sekunden gefunden werden. Das spart Zeit, reduziert die Abhängigkeit vom Posteingang einzelner Mitarbeiter und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
Zudem ermöglicht ein gutes E-Mail Archiv die schnelle Wiederauffindbarkeit alter Kommunikation – beispielsweise bei Kundenanfragen, bei der Nachverfolgung von Projekten oder im Reklamationsfall. Besonders praktisch ist auch die Entlastung des Mailservers: Durch die Auslagerung archivierter E-Mails sinkt das Datenvolumen im produktiven E-Mail-System erheblich.
Risikominderung
Ein zentrales E-Mail Archiv schützt vor Datenverlust durch versehentliches Löschen oder Hardwarefehler. Gleichzeitig wird die Integrität und Verfügbarkeit sensibler Informationen gewahrt.
Auch aus Sicht der Unternehmenssicherheit ist die Archivierung ein wichtiger Baustein. Angriffe durch Ransomware, interne Fehler oder Systemausfälle können wichtige E-Mails unwiederbringlich zerstören. Durch ein professionelles E-Mail Archiv lassen sich Datenverluste minimieren – zum Beispiel durch redundante Speicherung in zertifizierten Rechenzentren.
Mögliche problematische Szenarien ohne E-Mail Archivierung
Rechtliche und operative Risiken
Ohne rechtssichere E-Mail Archivierung drohen Unternehmen empfindliche Strafen bei Betriebsprüfungen. Zudem kann die Unauffindbarkeit wichtiger E-Mails zu Geschäftsverlusten oder Imageschäden führen.
Ohne E-Mail Archiv können Unternehmen in juristische Auseinandersetzungen geraten, wenn sie wichtige Beweise nicht vorlegen können. Auch interne Prüfungen – etwa bei der Jahresabschlusserstellung – werden durch eine fehlende Archivierung erschwert. Die manuelle Suche in Postfächern ist ineffizient und fehleranfällig.
Fallbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen musste aufgrund fehlender E-Mail Archivierung eine Steuerprüfung ohne Belege durchführen – die Folge waren Nachzahlungen und ein aufwändiger Rekonstruktionsprozess.
So machen Unternehmen ihre Kommunikation zukunftssicher
IDERI bietet moderne Lösungen zur E-Mail Archivierung, die sich durch einfache Implementierung, hohe Skalierbarkeit und rechtskonforme Aufbewahrung auszeichnen. Vorteile der IDERI-Lösung im Überblick:
IDERI ermöglicht die vollständige Integration in bestehende IT-Infrastrukturen– ob On-Premises, in der Cloud oder als hybride Lösung. Besonderer Fokus liegt auf Benutzerfreundlichkeit: Die Archivierung erfolgt vollautomatisch, während Mitarbeitende wie gewohnt mit ihrem E-Mail-Client arbeiten können. Auch der Zugriff auf archivierte Mails ist intuitiv über Outlook, Web-Oberflächen oder mobile Endgeräte möglich.
IDERI unterstützt zudem bei der Definition von Aufbewahrungsrichtlinien, der DSGVO-konformen Datenhaltung und bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden. So stellen Sie sicher, dass E-Mails nicht nur archiviert, sondern auch rechtlich korrekt und optimal genutzt werden.
- Schnelle Einrichtung und einfache Verwaltung
- Manipulationssichere und revisionskonforme Speicherung
- Skalierbar für Unternehmen jeder Größe
- Direkte Unterstützung bei Implementierung und Wartung
Beitrag zur IT-Sicherheit
Ein sicheres E-Mail Archiv ist ein wichtiger Bestandteil der IT-Sicherheitsstrategie. Archivierte E-Mails sind vor Cyberangriffen geschützt, insbesondere bei Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.
E-Mails enthalten häufig sensible Informationen – vom Vertragsentwurf bis hinzu personenbezogenen Daten. Ein sicheres Archiv schützt diese Inhalte durch verschlüsselte Speicherung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups.
Im Falle eines Cyberangriffs können archivierte E-Mails als sichere Referenz dienen, um betroffene Kommunikation nachzuvollziehen oder wiederherzustellen. Auch bei internen Sicherheitsvorfällen oder forensischen Untersuchungen stellt das E-Mail Archiveine unverzichtbare Datenquelle dar.
Integriertes Datenmanagement beginnt bei der E-Mail
E-Mails enthalten geschäftskritische Informationen und gehören zu einem ganzheitlichen Datenmanagement. Durch die Integration in bestehende Systeme lassen sich Synergien heben und Prozesse optimieren.
Unternehmen, die ihre Datenprozesse strategisch steuern möchten, profitieren besonders von der E-Mail Archivierung. Archivierte Mails können klassifiziert, verschlagwortet und mit anderen Systemen (z. B. DMS oder CRM) verknüpft werden.
So entsteht ein ganzheitliches Datenmanagement, das Prozesse transparenter und nachvollziehbarer macht. IDERIs Lösungen ermöglichen eine tiefe Integration in bestehende Workflows und schaffen so einen echten Mehrwert über die reine Archivierung hinaus.
Handeln statt riskieren – Ihre Archivierungslösung wartet
E-Mail Archivierung ist Pflicht und Chance zugleich. Wer Mails archivieren will, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und gleichzeitig optimaler zu arbeiten, kommt an einer professionellen Lösung nicht vorbei.
